Steeds vaker groeien magazijnen mee met de vraag vanuit e-commerce en zakelijke klanten. Dit brengt verschillende uitdagingen met zich mee, zoals het overzichtelijk bijhouden van voorraad, orders en opslaglocaties. Daarom kiezen magazijnen ook steeds vaker voor een WMS systeem, omdat het ze werk uit handen neemt en zorgt voor overzicht binnen elk proces. Maar wat is een WMS systeem precies en hoe zet je het handig in? Wij vertellen je er meer over.
Wat is een WMS systeem precies?
Voordat we vertellen waarom het zo waardevol is, beantwoorden we eerst de vraag: wat is een WMS systeem? Het is software die magazijnprocessen aanstuurt, van het ontvangen van goederen tot het verzendklaar maken van bestellingen. WMS staat voor Warehouse Management System. Het is feitelijk het digitale brein van het magazijn: informatie over artikelen, opslaglocaties en orders staat op één plek. Elke voorraadbeweging wordt gekoppeld aan een vaste locatie, zodat medewerkers altijd weten waar een artikel ligt ook na het terugplaatsen van retouren of het herindelen van het magazijn.
De software wordt onder andere gebruikt door webshops met een eigen magazijn, groothandels en fulfilmentbedrijven. Veel systemen draaien in de cloud, zodat medewerkers er via een computer, tablet of mobiel apparaat mee werken. Daarnaast bestaan er on-premise varianten op een eigen server.
De werking van een WMS systeem in de praktijk
Zodra een bestelling binnenkomt, ontvangt het WMS systeem automatisch de gegevens uit het verkoopkanaal. Dat is ook de reden waarom veel magazijnen hun software direct aan hun webshop- of marketplace-omgeving koppelen. Zo'n koppeling zorgt ervoor dat voorraad en orders actueel blijven, zonder handmatig werk.
Vervolgens wijst het systeem de juiste picklocatie toe en genereert het een pickopdracht met een efficiënte pickroute voor de magazijnmedewerker. Op die manier gaat er minder tijd verloren aan zoeken. Na het picken en verpakken registreert het Warehouse Management Systeem de uitgaande zending en werkt het de voorraad direct bij. Werk je met meerdere verkoopkanalen? Dan is het koppelen van je systeem aan je webshop of marketplace een logische vervolgstap richting volledige automatisering.
Waarom magazijnen een Warehouse Management System gebruiken
Een WMS systeem levert verschillende voordelen op voor magazijnen. De belangrijkste voordelen zijn:
- Realtime inzicht in voorraad en locaties
- Minder fouten bij het picken en verzenden
- Snellere verwerking van bestellingen
- Beter overzicht bij groei of piekdrukte
Door deze voordelen kunnen magazijnen sneller en nauwkeuriger werken. Dat is niet alleen prettig voor medewerkers, maar ook voor klanten. Zij ontvangen hun bestelling hierdoor namelijk eerder. Een goed ingericht WMS systeem draagt daardoor bij aan een kortere doorlooptijd binnen de logistieke keten. Daarnaast blijft bij groei het magazijn op deze manier overzichtelijk, zonder dat er meteen extra personeel nodig is.
Wanneer heeft jouw magazijn een WMS systeem nodig?
Niet elk magazijn heeft meteen een volledig Warehouse Management System nodig. Bij een klein aantal orders per dag is handmatig voorraadbeheer vaak nog te overzien. Groeit het aantal bestellingen, of werk je met meerdere opslaglocaties, dan wordt handmatig werken al snel foutgevoelig.
Daarnaast speelt het aantal verkoopkanalen een rol. Verkoop je via meerdere webshops of marketplaces tegelijk? Dan is het handmatig bijhouden van voorraad lastig te combineren en heb je al gauw geen goed overzicht meer. Hetzelfde geldt wanneer je werkt met pieken, bijvoorbeeld rond feestdagen of actieperiodes. Software die de hele keten overziet helpt om deze schommelingen soepel te verwerken, zonder extra werkdruk voor medewerkers. Juist in drukke periodes verwachten klanten bovendien dat hun bestelling op tijd en via de gekozen bezorgoptie aankomt.
Grip op je magazijn met een WMS systeem
Dus, nu weet je het antwoord op ‘wat is een WMS systeem?’ Van voorraadbeheer tot orderpicking: elk onderdeel wordt ondersteund door een centraal systeem, ook wanneer het magazijn blijft groeien. Zo hoef je je daar niet druk om te maken. Overweeg je zelf de volgende stap in de automatisering van je magazijn? Dan helpt een goed ingericht Warehouse Management System je daarbij verder!
Veelgestelde vragen over WMS systemen
Een WMS systeem richt zich specifiek op het magazijn, zoals voorraad, locaties en orderpicking. Daarentegen beheert een ERP-systeem bredere bedrijfsprocessen, waaronder financiën, inkoop en personeelszaken. Beide systemen kunnen met elkaar gekoppeld worden. Zo stromen magazijngegevens automatisch door naar de rest van de organisatie, zonder dubbele invoer.
Ja, er bestaan ook lichtere varianten die speciaal geschikt zijn voor kleinere magazijnen met minder orders per dag. De software schaalt vaak mee met het aantal bestellingen. Een magazijn hoeft dan niet meteen te investeren in een uitgebreid pakket. Zo groeit het systeem mee met de organisatie.
Ja, een WMS systeem werkt doorgaans samen met scanners en barcodes om voorraad snel en nauwkeurig te registreren. Bij het ontvangen, verplaatsen of picken van producten scant een medewerker de barcode. Het systeem werkt daarna automatisch de juiste locatie en hoeveelheid bij. Dit voorkomt fouten bij handmatige invoer.
Nee, voorraadbeheersoftware houdt vooral de aantallen van producten bij. Een WMS systeem gaat een stap verder en stuurt ook locaties, pickroutes en magazijnprocessen aan. Daardoor krijgt een magazijn niet alleen inzicht in hoeveel voorraad er is, maar ook waar deze zich precies bevindt.